Todo negócio, grande ou pequeno, tem um grande número de atividades em curso em todos os momentos e muitas coisas que devem ser acompanhadas com método e estratégia. É por isso que um software de gestão de empresashá muito tempo deixou de ser um luxo.

Um bom sistema desse tipo reúne um conjunto de funcionalidades capazes de realizar o controle integrado da operação empresarial. Isso significa que, com ele, é possível mais do que dar adeus às milhares de planilhas, mas também entregar aos colaboradores uma sequência lógica de comandos para realizarem seus trabalhos com eficiência, qualidade e custos sob controle.

É sobre isso que vamos refletir neste artigo. Continue lendo para entender quais são as principais funções, aplicações e vantagens de um software de gestão de empresas!

Como funciona um bom software de gestão de empresas?

Para começar, é importante ter em mente que softwares de gestão empresarial, também conhecidos como ERPs, não são uma coisa única. Há diversos tipos de ERP no mercado. Contudo, o funcionamento básico dessas soluções tende a compartilhar uma matriz única: integrar e simplificar rotinas administrativas.

A partir dessa integração e simplificação, podemos afirmar com toda certeza que um bom software de gestão de empresas é aquele que otimiza processos, fornece segurança da informação e torna a inteligência humana mais bem aproveitada em situações e questões estratégicas de negócio.

Indo mais a fundo nas especificidades, também é correto afirmar que um software de gestão de empresas deve unir departamentos e rotinas em uma única interface. Ou seja, cada área e cada colaborador, dentro das suas atribuições, deve ter acesso a determinadas funcionalidades em um único ambiente tecnológico.

Dessa forma, o pessoal de chão de fábrica alimenta o sistema e os dados fornecidos por ele estão, imediatamente, disponíveis para que o time comercial e o de finanças possam trabalhar a partir disso.

E vice-versa.

Outro exemplo: depois de realizar uma venda, a equipe comercial não precisa ir até o estoque informar que alguns itens devem ser separados; o sistema, automaticamente, dá o comando para que a expedição faça isso.

A retroalimentação informacional fornecida pelo ERP torna a gestão do negócio mais orientada a dados, ágil e inteligente. E isso influencia positivamente nos resultados do negócio.

Quais são as principais vantagens?

Da padronização de processos à simplificação da gestão administrativa, confira em detalhes quais são os principais benefícios que um bom ERP oferece para as empresas:

Padronização de processos

Cada funcionalidade é parametrizada no sistema para que as atividades dos colaboradores que o operam sejam sempre as mesmas. Isso faz com que os processos sejam padronizados e possam ser mapeados e acompanhados de perto pelos gestores.

Ganho de produtividade

A integração dos departamentos, bem como a padronização de processos, faz com que os colaboradores não percam tempo consolidando planilhas.

Além disso, os erros e retrabalhos caem significativamente, pois a solução não deixa margens para improvisos ou para a tradicional confiança na intuição. Os colaboradores têm que seguir à risca o que está no sistema. Isso faz com que as pessoas produzam mais em menos tempo.

Redução de custos

O ERP também promove a redução do desperdício de recursos e de tempo. A automatização das rotinas administrativasnão abre margem para procrastinação, por exemplo.

Com tudo fluindo no ritmo esperado, os resultados chegam mais rapidamente. Tempo e dinheiro não escoam mais por falta de acuro nos processos.

Segurança da informação

Com tudo concentrado em um único sistema e também com o controle de acesso bem apurado, a empresa se torna muito menos vulnerável a invasões criminosas de hackers.

A integração total das rotinas também evita extravios e danos aos dados por erros — o que costuma acontecer quando diversos sistemas, que não conversam entre si, são utilizados.

Melhorias na imagem corporativa

Muitos gestores não se dão conta disso, mas um bom ERP também ajuda a empresa a se mostrar mais organizada e moderna.

Os vários públicos de interesse (fornecedores, clientes, colaboradores, parceiros de negócio etc.) percebem a evolução empresarial quando a tecnologia é usada no dia a dia corporativo.

Mais estratégia na gestão de pessoas

Com um bom sistema de gestão empresarial, também é possível fazer uma gestão de desempenho baseada em metas, métricas e indicadores 100% mensuráveis. Assim, em vez de avaliar os esforços dos colaboradores com critérios abstratos, é possível verificar no sistema os resultados obtidos no dia a dia laboral.

E, nós sabemos, atrair e reter talentos realmente comprometidos com o futuro do negócio não é tarefa simples. É preciso trabalhar a meritocracia a partir de fatores palpáveis.

Gestão unificada e simplificada

Também para a alta hierarquia e para os líderes de departamento, o sistema de gestão empresarial é muito benéfico. Com ele, é possível administrar o negócio de uma forma simples, rápida e eficiente.

O acompanhamento do desempenho da operação, bem como dos projetos e planos de ação, é feito por meio de relatórios que podem ser retirados do sistema com poucos comandos.

O olhar panorâmico sobre todo o funcionamento do negócio, acompanhado de métricas e indicadores de desempenho, torna a gestão ainda mais estratégica e inteligente.

Afinal, como podemos resumir o papel de um software de gestão de empresas?

Com tudo o que vimos até aqui, podemos resumir o papel de um bom software de gestão empresarial nos seguintes pontos:

• a solução torna a operação totalmente integrada;
• promove mais inteligência e facilita o dia a dia dos colaboradores;
• abre caminho para o ganho de mercado, diferenciando a gestão do negócio da concorrência;
• mitiga o trabalho administrativo manual, ao eliminar a utilização de diversos sistemas e planilhas;
• torna a empresa muito mais segura contra espionagem industrial, roubo de dados e erros;
• simplifica os controles operacionais e estratégicos;
• eleva a produtividade dos times;
• fortalece a cultura corporativa voltada para a estratégia em detrimento das incertezas da intuição etc.

Empresas realmente preocupadas com sua sobrevivência em um mercado que não para de se modificar, com concorrência cada dia mais acirrada e consumidores mais exigentes, não podem deixar de ter um bom ERP.

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