Toda e qualquer empresa possui obrigações fiscais, tributárias, administrativas e legislativas. Entre essas obrigações, se encontram os documentos fiscais.

Por serem um pouco complexos e apresentarem muitas informações diferentes, esses documentos são muitas vezes causadores de confusão e esquecimento.

Hoje, você vai descobrir tudo o que sua empresa precisa saber sobre documentos fiscais para acabar de uma vez por todas com as suas dúvidas.

Vamos explicar um a um todos os documentos fiscais obrigatórios e para que servem. Então, pegue um café e se aconchegue em sua cadeira.

O que são documentos fiscais?

Os documentos fiscais são documentos que servem para comprovar diversas operações, desde uma simples compra no supermercado até a liberação de uma carga. Entre as atribuições desses documentos está o pagamento de impostos, que são recolhidos em sua maioria nas negociações de compra e venda através das notas fiscais.

Se não for feita a emissão correta desses documentos, isso é caracterizado como sonegação de impostos, crime previsto pela Lei 4.729 de 1965. A pena é de detenção de seis meses a dois anos e a multa pode ser de 2 a 5 vezes o valor devido em tributos.

Os documentos fiscais são obrigatórios?

Sim! Toda empresa deve apresentar os documentos fiscais para se manter regular junto à Receita Federal. Como dito acima, o não cumprimento dessa obrigação resulta em crime de sonegação de impostos, podendo levar ao fechamento da empresa.

Qual é o prazo para guardar documentos fiscais?

Além de emitir os documentos fiscais, é necessário realizar a validação dos mesmos junto à Receita Federal através do certificado digital da empresa. Em seguida, eles devem ser guardados por um período de, no mínimo, 5 anos, que é o prazo que a Receita tem para fiscalizá-los.

Se, algum dia, a Receita Federal bater à sua porta e você não tiver esses documentos guardados no prazo referido, isso pode trazer complicações ao seu CNPJ, mesmo que os documentos estejam validados através do certificado digital.

Afinal, quais são esses documentos fiscais? 

Veja agora uma explicação sobre cada um dos documentos fiscais e para que serve cada um deles.

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica, ou NF-e, foi criada para substituir a nota fiscal impressa em papel. Sua função é controlar e registrar a circulação de mercadorias, que posteriormente serão tributadas.

A validade jurídica da NF-e é garantida por meio da assinatura digital de quem a emite e da recepção desse documento pelo fisco, antes da ocorrência da tributação. A assinatura é realizada por meio do certificado digital e o documento é emitido em formato XML.

É obrigatório que a empresa guarde este documento durante, no mínimo, 5 anos decorridos da data de sua emissão. Se a empresa desejar, pode guardar o documento em um banco de dados, porém, não é obrigatório que seja feito dessa forma.

Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)

Da mesma forma que existe uma nota fiscal para controlar a circulação de mercadorias, existe também uma nota fiscal de serviço para registrar a prestação de serviços entre duas partes.

A NFS-e é um documento fiscal que foi criado para viabilizar a comunicação entre o prestador de serviços e o município.  A autenticação é feita da mesma forma que a NF-e, por meio de documento XML. Porém, neste caso, ela deve ser registrada junto à prefeitura do município.

Após o envio do XML, se os dados estiverem corretos, é gerado o Recibo Provisório de Serviço (RPS) e a comunicação está finalizada. A partir daí, basta guardar o documento pelos mesmos 5 anos decorridos da data de sua emissão para futura fiscalização.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

O conhecimento de transporte eletrônico é um documento fiscal que acompanha a realização de serviços de transporte de carga, em qualquer meio que seja (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário, e dutoviário).

Assim como os documentos fiscais acima, ele é armazenado eletronicamente e sua validade é garantida pela assinatura digital do emitente. O documento deve ficar armazenado durante, no mínimo, 5 anos.

Para emitir o CT-e, é necessário que a empresa esteja credenciada junto à Secretaria da Fazendo do Estado em que está estabelecida. O credenciamento em um estado não vale para os demais, ou seja, a empresa deve se credenciar em todos os estados onde deseja emitir o CT-e.

Também é necessário possuir o certificado digital contendo o CNPJ da empresa. O conhecimento de transporte eletrônico é mais viável do que a versão impressa do documento, uma vez que o seu armazenamento se dá de forma mais simples.

Cupom fiscal

O cupom fiscal é um comprovante de compra destinado ao cliente final. Nele, não é necessário que hajam dados detalhados do comprador, mas isso não impede que sirva de meios legais para comprovar uma compra de quem o detém.

Este é um documento fiscal e sua obrigatoriedade vai de acordo com o faturamento anual da empresa. Para verificar se é o seu caso, peça ajuda ao seu contador.

O cupom fiscal é emitido pela empresa que realiza a venda, por meio de uma impressora especial, homologada pela Receita Federal. Sua emissão tem fins de tributação, mas também para controle das contas da empresa, uma vez que os registros podem servir para conferências e comparações contábeis.

Em 2012, o governo sancionou a Lei 12.741/12, que obriga a discriminação de tributos tanto na nota fiscal quanto no cupom fiscal. Assim, o consumidor saberá exatamente quanto está contribuindo com tributos como ICMS, PIS e Confins.

Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e)

A nota fiscal de consumidor eletrônica é uma alternativa ao cupom fiscal. Trata-se de um documento fiscal eletrônico que, assim como os outros, é emitido por meio de um arquivo XML.

Porém, este documento possui uma versão legível chamada DANFe-NFCe. Ao realizar uma compra, o cliente recebe impresso um código de barras pelo meio do qual é possível acessar a DANFe-NFCe e visualizar as informações do cupom fiscal.

O intuito da NFC-e é justamente informatizar a emissão do cupom fiscal para que possa ser consultado posteriormente pelo cliente. A emissão é feita através de um programa emissor, não disponibilizado pela Secretaria da Fazenda (você deve escolher um programa de sua preferência).

É obrigatório o armazenamento da NFC-e durante o período mínimo de 5 anos, para fins de fiscalização.

Manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e) 

O manifesto eletrônico de documentos é um documento fiscal criado para uso das empresas emissoras de CT-e e de NF-e que transportam cargas próprias, independente do porte, seja em veículos próprios, alugados ou por meio de transportadores autônomos, com mais de uma nota fiscal.

A grande vantagem está na diminuição de custos e de armazenamento de documentos, bem como no menor tempo de parada em postos fiscais interestaduais e de fronteiras. Ao passar pelos postos fiscais, os caminhões são automaticamente identificados por um chip (RFID) que contém as informações sobre os veículos e a carga transportada.

A emissão do documento fiscal está condicionada ao credenciamento da empresa junto à Secretaria da Fazenda do Estado onde está instalada. É importante lembrar que o credenciamento em um estado não vale para os demais, sendo necessário realizar o credenciamento em todos os estados onde a empresa deseja atuar.

Após a emissão de um MDF-e, é necessário que o trajeto seja cumprido para, somente então, ser dada a baixa no documento, o que deve ser feito manualmente no ambiente autorizador do sistema.

Caso seja necessário cancelar o MDF-e, isso deve ser feito com o prazo máximo de 24h antes da expedição. A baixa também ocorre em casos onde o MDF-e é cancelado devido a alterações que precisam ser feitas, mediante a geração de outro documento fiscal MDF-e que o substitua.

Após a emissão do MDF-e, não é mais possível realizar alterações, sendo que, caso isso seja necessário, o cancelamento é a única solução.

Este também é um documento autorizado por meio de certificado digital e que deve ser armazenado por, no mínimo, 5 anos.

O ERP da Spk é homologado para todos os documentos fiscais obrigatórios

Além de ser uma importante ferramenta de gestão empresarial, o sistema da SPK já é homologado para todos os documentos fiscais obrigatórios.

Existem uma série de fatores que a Receita Federal exige para a emissão dos documentos fiscais quando você solicita um novo software. São obrigações de segurança, processos legais e tecnologia.

O sistema da SPK atende a todos os requisitos e já é autorizado pela Receita Federal a emitir os documentos fiscais, bastando a sua implantação na empresa que fará a emissão.

Além disso, o nosso software possui uma gama gigantesca de funcionalidades que garantem a melhora da sua produtividade.

Diversas empresas se beneficiaram do uso do sistema da SPK, como é o caso da Tratopel, da Leo Madeiras Uberlândia e da Gonzalez Madeireira.

Fale com o nosso especialista agora e entenda como o sistema da SPK pode facilitar a emissão dos documentos fiscais da sua empresa, além de muitas outras funções como controle de estoque, contas a pagar e receber, vendas e gestão financeira.