Gestores de empresas de diversos ramos buscam sempre melhorias no que diz respeito à saúde financeira e operacional de seu negócio, pois estes são requisitos fundamentais para o crescimento e desenvolvimento. 

Mas quando não se tem uma boa gestão de estoque, há muita interferência que pode influenciar diretamente nos resultados, nos lucros e nos custos para a empresa. Melhorar a gestão de estoque deve ser, portanto, alvo de constantes esforços.

Uma das melhores formas de manter a saúde do estoque é por meio dos inventários. Apesar de trabalhosos, eles são a melhor forma de garantir que você está gerando lucro através de todo e qualquer investimento em produtos, além de ajudar a evitar perdas e controlar variações no estoque, tomando ciência o quanto antes de eventuais problemas.

A seguir, vamos te mostrar um passo a passo para que você faça um inventário eficiente, melhorando a gestão do seu estoque e adquirindo maior controle sobre as rotinas de entrada e saída.

Fazendo um bom inventário em seu estoque

1 – Quando é necessário realizar o inventário?

O cenário ideal é realizar o inventário periodicamente, em intervalos bem definidos e planejados. Tudo depende do porte de sua empresa. Se você puder, faça um inventário todos os meses.

Quanto mais frequentemente você fizer um inventário, mais em dia manterá a saúde financeira da sua empresa e sua gestão de estoque. Entretanto, o inventário não deve ser realizado em intervalos muito curtos, pois além de se tornar ineficiente, ele atrapalha outras rotinas que poderiam ter maior atenção.

Se você observar que tem um acúmulo muito grande de produtos em seu estoque, provavelmente precisa fazer um inventário, pois isso é sinal de mercadoria parada que não está saindo nas vendas. Se notar que algo parece estar faltando, também é uma boa ideia realizar logo um inventário.

Além disso, de tempos em tempos é necessário declarar bens armazenados em estoque ao Fisco. Se você não tiver o controle de estoque, estará arriscando passar informações incorretas.

2 – Defina a equipe 

A equipe que vai realizar o inventário deve ser de alta confiança, além de apresentar agilidade e concentração. Lidar com o estoque é um risco, pois você não estará vendo o que está sendo feito. Portanto, certifique-se de escalar seus melhores funcionários.

Eles devem ser confiáveis e ágeis, para que consigam terminar a tarefa dentro do tempo estipulado, mas também precisam garantir assertividade e, por isso, a concentração.

3 – Defina os líderes

Você precisará de ao menos um líder supervisionando a contagem durante o inventário. É fundamental a presença de uma liderança para que os colaboradores não confundam o trabalho com uma atividade casual.

Escale um líder apto a comandar sozinho um grande número de funcionários, se for preciso. Do contrário, escale um líder proativo, que possa identificar erros o mais rápido possível.

4 – Utilize ferramentas

Existem equipamentos eletrônicos que ajudam os colaboradores a contarem os produtos de forma mais ágil. Existem também softwares que podem ser de grande ajuda neste e em muitos outros momentos.

Certifique-se de estar utilizando as melhores opções para diminuir o tempo de serviço, aumentar a assertividade e facilitar a tarefa. Dessa forma, você melhora sua gestão de estoque e ainda acrescenta melhorias para todo o restante da empresa.

5 – Defina horário

Os melhores horários para realizar um inventário são os que estão fora do horário de atendimento e operação. Normalmente, grandes empresas realizam inventários durante a noite. Mas fique atento: se você exigir a presença dos funcionários durante a noite, deve lhes dar um dia anterior e um dia seguinte de descanso.

Fazer o inventário com o fluxo de mercadorias acontecendo ao mesmo tempo quase sempre resulta em erros e dificuldade na contagem.

6 – Defina um ponto de partida e de término

A organização é a chave para não se atrapalhar durante um inventário. É muito fácil confundir o que já foi contado e o que não foi. Por isso, determine por onde começar e o trajeto a ser seguido até a finalização do processo.

7 – Organizando os produtos

Aproveite o momento do inventário para melhorar a gestão de estoque com a correta organização dos produtos em seu espaço. Determine grupos de produtos para que fiquem mais fáceis de encontrar, organize conforme datas de validade (sistema PEPS) e identifique as gôndolas e prateleiras.

O sistema PEPS determina que o primeiro item que entra, também é o primeiro que sai. Assim, as datas de validade dificilmente estarão próximas. Este tipo de organização é indicado para todos os ramos de atividade que lidam com produtos perecíveis ou que possuem validade determinada.

8 – Auditoria da contagem 

Somente contar os produtos não é o suficiente. Você também precisa realizar a auditoria da contagem. Essa auditoria deve ser realizada preferencialmente por uma pessoa que não participou da contagem inicial, pois isso aumenta a assertividade.

Toda a contagem deve ser conferida com o que está registrado em sistema. Se algo estiver divergindo da quantidade contada, deve ser recontado no ato. É assim que são identificados os maiores erros.

9 – Acertando o inventário

Após a validação da contagem, basta acertar as informações do sistema de acordo com o que você tem em seu estoque. Você pode melhorar a gestão de estoque se continuar realizando inventários periodicamente.

No próximo inventário, se houver divergência, você saberá que ocorreu algum problema, já que um mês atrás estava tudo certo. Muitas perdas podem ser evitadas com o inventário, mantendo a saúde financeira da sua empresa sempre em dia.

Peça para que os funcionários mantenham um relatório de quebras, onde deve ser informado o motivo da quebra, a data e o item em questão. Assim, se faltar um produto no próximo inventário, você saberá o motivo.

Um software altamente capacitado para a gestão de estoques pode te ajudar muito nesta e em outras tarefas, por meio do acompanhamento em tempo real, relatórios detalhados e funções específicas para o controle de estoque.

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