Se você quer saber como implantar o controle de estoque em seu negócio, já deve estar ciente de que o estoque é responsável por boa parte dos lucros ou prejuízos de uma empresa.

De fato, sem um controle de estoque eficiente, você não consegue entregar ao cliente uma boa experiência. Além disso, acaba comprando menos ou mais do que o necessário, gerando transtornos financeiros em ambos os casos.

Para que a saúde da sua empresa se mantenha no ápice e seus negócios prosperem, implantar o controle de estoque é essencial. No post de hoje, você vai aprender, passo a passo, como fazer isso.

O passo a passo para implantar o controle de estoque em seu negócio

1. Você precisa de um software de gestão!

Vamos ao mais importante primeiro. Sem um bom software de gestão empresarial, nenhum estoque estará 100%. As planilhas já caíram em desuso por serem altamente suscetíveis a erros, ou até mesmo pela eventual perda de dados sem backup.

Atualmente, a melhor forma de implantar o controle de estoque é através de um software especializado com módulo de estoque dedicado. Como, por exemplo, o RZ Business, que possui um módulo completo de estoque para que você possa gerenciar todas as operações que dizem respeito a este departamento.

Planejamento de estoque com sugestão de compras, importação de XML para nota fiscal, análise de giro de produtos e inventário são algumas das funcionalidades deste módulo do RZ Business. Todos os passos que você verá a seguir podem ser feitos com este software. Recomendamos fortemente que você solicite sua demonstração gratuita do RZ Business para entender todo o seu poder.

2. Cadastre tudo

Assim que o seu software estiver implementado, cadastre todos os seus produtos no módulo de estoque. Isso é muito importante, incluindo itens tão simples ou pequenos que você ache desnecessário.

Com o RZ Business, é possível cadastrar itens com imagens, para que você os diferencie com um simples olhar. Outra funcionalidade é atribuir grupos, sub-grupos, famílias e a marca dos produtos, o que facilita a gestão em lote.

Certifique-se de cadastrar todo e qualquer item em seu módulo de estoque, com tantos detalhes quanto for possível. Isso facilitará muito o controle de estoque que vem depois.

3. Realize o inventário inicial

O primeiro inventário que você realiza é o mais importante. Isso porque, baseado no resultado dele, estará o sucesso do controle de estoque para o resto da operação da empresa.

O inventário consiste em realizar a contagem de cada item, verificando a quantidade disponível de cada um. Aproveite para conferir datas de validade, certificando-se de que nenhum está muito próximo do vencimento.

Depois de realizar o primeiro inventário, seu sistema de gestão estará alimentado com todas as informações cruciais para implantar o controle de estoque em seu negócio.

4. Seja rigoroso com entradas e saídas

Nada deve entrar ou sair do estoque sem uma boa justificativa. Entre elas, estão as vendas, compras, quebras e perdas. Qualquer outro motivo para modificar as quantidades em sistema está fora de cogitação, a menos que seja uma situação adversa irreversível.

Evite criar o hábito de ajustar o sistema toda vez que uma contagem der errado. Ao invés disso, peça para que sua equipe encontre onde estão os itens faltando, ou que descubram o motivo de uma sobra de unidades.

Somente com uma gestão rigorosa, você consegue instaurar uma cultura de cuidados para implantar o controle de estoque em seu negócio. Isso deve ser feito desde o início e nunca podem haver exceções.

5. Estabeleça regras de comunicação interna

Implantar o controle de estoque em seu negócio significa que todos os envolvidos devem se comunicar sem demora. Quando algo acontece no estoque que interfere no setor de compras, isso deve ser transmitido o quanto antes. Da mesma forma, se o financeiro tiver um imprevisto, o responsável de estoque deve ser avisado para diminuir a quantidade do próximo pedido.

A comunicação é tão importante para implantar o controle de estoque em seu negócio quanto qualquer outro processo. Estabeleça políticas internas de comunicação, de forma que os colaboradores não tentem solucionar problemas sozinhos, mas passem adiante para que não haja impactos nos demais setores.

6. Faça a previsão de prazos

Quando você faz um pedido de compra, os itens demoram certo tempo até estarem disponíveis em estoque. Existe o período de faturamento, de emissão de nota, de separação, de entrega e, depois, de organização dentro do seu estoque.

Todo esse tempo deve ser calculado para que você não fique sem estoque de algum produto enquanto o próximo pedido está a caminho, ou até mesmo que ele já esteja na empresa, mas ainda indisponível em sistema.

7. Planeje a sazonalidade

As datas sazonais (comemorativas) são períodos de intenso fluxo de vendas em diversos mercados, sobretudo no varejo. Ao implantar o controle de estoque em seu negócio, você terá ferramentas suficientes para prever a demanda em datas sazonais e ajustar os pedidos de acordo.

O RZ Business, por exemplo, traz diversos relatórios, gráficos e análises que te ajudam a se prevenir para não ficar sem estoque, mas, ao mesmo tempo, não comprar muito mais do que o necessário.

O equilíbrio é essencial na gestão de estoque. Compre muito e você verá seu investimento parado durante muito tempo. Compre pouco e você perderá vendas.

8. Use as promoções a seu favor

Depois de implantar o controle de estoque em seu negócio, as promoções serão ótimas ferramentas para gerenciar os produtos. Se você tiver uma quantidade muito grande de determinado item, faça promoções para que a saída ocorra mais rapidamente.

Se a intenção é zerar o estoque de um produto, você pode optar pela queima de estoque (apenas lembre-se de informar que a promoção tem quantidade limitada de itens).

Já se você precisa diminuir a quantidade geral em estoque, uma liquidação com descontos progressivos funciona muito bem. Entenda quais são os tipos diferentes de promoções e como você pode utilizá-las para melhorar o controle de estoque em seu negócio.

O RZ Business consegue te mostrar quais são as situações mais críticas para que você tome decisões com segurança e agilidade. Se você ainda não possui um software de gestão, conheça o RZ Business e solicite sua demonstração gratuita agora mesmo!