A famosa “maquininha” de cartão de crédito ou débito não pode faltar em estabelecimentos comerciais (de todos os portes) hoje em dia. A praticidade dessa forma de pagamento já cativou o consumidor brasileiro.

Por isso, o processo da conciliação de cartões de crédito e débito é essencial para o controle financeiro das empresas. 

O empresário precisa incrementar sua gestão para monitorar todas as transações e verificar se o que saiu do estoque é realmente a mercadoria que foi descrita na nota fiscal, por exemplo. Importante também é perceber se todas as taxas de vendas em cartão são exatamente as acordadas com as administradoras.

Muitas pessoas não sabem, mas, de acordo com uma pesquisa da Infovarejo de 2017, cerca de 3% do faturamento de vendas anual das empresas é perdido devido a problemas na conciliação.

Mas, hoje, a tarefa de conciliação de cartões manual se tornou cansativa e com muitas brechas para falhas. É por isso que o RZ Business faz toda essa movimentação de maneira automática para você.

Entenda como funciona esse controle e quais vantagens de utilizar a nossa tecnologia para conciliar as transações em cartão do seu negócio.

O que é a conciliação de cartões manual?

É a forma tradicional de conferir as vendas que têm pagamentos realizados na máquina de cartão. 

Para concluir a transação, o operador guarda o comprovante ou faz outro tipo de ação necessária ao fechamento do caixa. Depois, essas informações são lançadas ou enviadas ao setor financeiro, que ficará responsável para  comparar os valores pagos pela administradora – sempre considerando os descontos que cada bandeira cobra, por exemplo.

Para se ter uma ideia, esse formato de conferência consiste em quatro etapas:

• Impressão de comprovantes

Depois que a transação é aprovada, o caixa precisará imprimir a via de comprovante do estabelecimento e a do cliente. De maneira alguma ele poderá perder o “papelzinho”, pois aquilo tem equivalência ao próprio dinheiro.

Nessa situação, perder o comprovante acarreta em não ter como confirmar se a venda foi cancelada pelo sistema da operadora da máquina, por exemplo.

• Conferência junto à administradora

Estes comprovantes são então repassados ao setor financeiro, que fará a conferência junto ao sistema da administradora da máquina de cartões.

Nessa etapa é preciso verificar se todas as vendas aprovadas foram realmente computadas pela empresa operadora.

• Divergência no pagamento

Com as vendas confirmadas, ainda é necessário observar se não houve enganos nas taxas aplicadas pela administradora. Também é o momento de listar os pagamentos que ainda não foram repassados para a conta do estabelecimento.

Outra dificuldade que pode ser encontrada aqui é que as bandeiras de crédito calculam percentuais distintos. O funcionário aqui deverá sempre recorrer a uma espécie de tabela para ter a certeza se o valor pago pela administradora condiz com o acordado com a empresa.

• Confirmação bancária

Nesse controle manual ainda é necessário retirar o extrato bancário para verificar se realmente foram transferidos os valores das vendas é necessário.

Para essa comprovação é comum usar o Internet Banking para facilitar a consulta, mas não sendo possível, o funcionário terá que ir num caixa eletrônico para imprimir o extrato físico. Essa é uma tarefa que deveria ser impensável nos dias de hoje.

Assim, na prática, esse caminho da conciliação de cartões manual é muito extenso e complicado. Mesmo em pequenos comércios, não há necessidade do acúmulo de tantos papéis que comprovem as transações.

Leia também: Conciliação de cartões: porque você não deveria fazer isso manualmente 

Empresas que querem ser competitivas não podem se limitar em procedimentos assim. É necessário automatizar suas rotinas para manter sua posição no mercado. Mas então, como é realizada a conciliação de cartões automática? Continue lendo e vamos descobrir!

Como funciona a conciliação de cartões de crédito e débito automática?

Ao contrário do processo manual, a trajetória entre a venda e confirmação junto a operadora é simultânea. Quando o cliente passa seu cartão na máquina, as informações são registradas por um sistema digital, como um software ERP, por exemplo, e as verificações já se iniciam. Em sistemas avançados, a conciliação normalmente leva poucos minutos para acontecer por completo.

Um ERP também pode se integrar às informações bancárias da sua empresa, por exemplo. Dessa forma, o setor financeiro observa em tempo real quando a compra foi finalizada, e pode recorrer à administradora de cartões sobre qualquer divergência que existir.

Tomando novamente o exemplo do sistema ERP, a conciliação automática funciona devido aos seguintes pontos:

• O sistema ERP será responsável pela identificação dos produtos, controle do estoque e repasse dos dados da venda para o financeiro.

• É preciso usar máquinas POS (Point of Sale – Ponto de Venda) ou TEF (Transferência Eletrônica de Fundos).

• O modelo TEF é o mais indicado para se vincular ao software ERP. Mas, atualmente, alguns sistemas também já se conectam à maquininhas POS. O RZ Business, por exemplo, faz isso. 

• Quando o TEF ou POS e o sistema estão alinhados, a cada pagamento efetuado, o ERP é alimentado e as informações ficam disponíveis para empresa usar em seus controles.

Assim, além de toda a agilidade, não é obrigatório acumular as impressões dos comprovantes, o que reduz o custo com bobinas de papel e não sobrecarrega operador.

Não haverá equívocos nos repasses dos dados, tampouco atraso na coleta de informações. Comercial e financeiro estarão alinhados, o que garante maior rapidez nos recebimentos dos valores que são pagos nas máquinas de cartão de crédito.

Mas, ainda existem outras vantagens da conciliação de cartões automática. Confira a seguir.

Quais as vantagens da conciliação de cartões automática?

Não ter divergências nos recebimentos da empresa que administra a máquina de cartão de crédito ou débito pode ser considerada a principal vantagem da conciliação de cartões.

Mas ainda existem outros benefícios indispensáveis. Conheça alguns deles.

Conhecer o valor real que irá receber

Existem diferenças nas taxas que são cobradas pelas bandeiras de cartão, ou de acordo com o tipo de pagamento realizado (débito, crédito, vale-refeição). A administradora pode, ainda, aumentar ou diminuir essas taxas sem que você se dê conta.

Usando um sistema ERP você consegue estabelecer esses parâmetros, e tudo é calculado automaticamente, logo após a efetuação do pagamento. Assim, você terá a noção real de quanto faturou no dia, semana ou mês.

Estimativas mais seguras

Com a apuração mais seguras dos valores que irá receber, fica mais fácil projetar a situação financeira da empresa.

Você saberá de fato quanto terá em caixa (em relação às vendas feitas no cartão de crédito) em determinada data. O que possibilita investimentos futuros na empresa ou ter a certeza que conseguirá honrar seus compromissos com fornecedores, por exemplo.

Menos erros na operação

A conciliação de cartões automática reduz a possibilidade de erro humano. Os inúmeros “papeizinhos” não precisam ser recontados, cobrados em duplicidade ou esquecidos. O sistema computa tudo logo após a venda ser concluída.

Isso afasta os riscos de equívocos e prejuízos financeiros. Tudo é feito de forma ágil e não sobrecarrega os funcionários que fazem parte desse tipo de operação.

Impossibilita as fraudes

O desvio de valores de caixa é uma grande impossibilidade quando se faz a conciliação de cartões automaticamente. O operador de caixa não conseguirá agir com malícia, na tentativa de alterar formas e recebimentos nas vendas via cartão de crédito, por exemplo. O sistema não permite fraudes.

RZ Business, um ERP com conciliação de cartões automática

Você já sabe que usar a tecnologia da conciliação de cartões é essencial para não ter prejuízos. Por isso, conheça agora a solução que vai otimizar a gestão do seu negócio.

O RZ Business possui a funcionalidade da conciliação de cartões de crédito e débito integrada ao sistema, atendendo demandas das seguintes áreas:

• Lojas de materiais de construção;
• Indústrias em geral;
• Empresas do setor de serviços;
• Empresas de logística;
• Todo formato de varejo.

A principal vantagem do RZ Business é que, além da conciliação automática dos processos de cartão de crédito, você ainda pode realizar a verificação bancária, acompanhando desde depósitos até saques feitos na conta da empresa.

Então, não tem como perder de vista as movimentações financeiras que acontecem a partir das transações de cartão.

Nosso ERP possibilita também:

• Melhor acompanhamento do comercial – o RZ Business é uma ferramenta assertiva para analisar como anda o desempenho de suas vendas.

• Maior controle financeiro – a área de cobrança e contas a pagar ganha mais precisão, e os monitoramentos dos prazos ficam mais exatos. Juros por atraso, nunca mais!

• Otimização do estoque – a saída e entrada de produtos no estoque torna-se mais ágil. A partir da confirmação da venda, a mercadoria já é preparada para seguir ao cliente. Assim, você não corre o risco de vender itens que estão em falta no seu estoque.

• Agilidade nas consultas – o sistema RZ Business emite relatórios completos permitindo uma avaliação mais assertiva e assim tome decisões de maneira ágil. Você pode analisar quanto foi vendido via cartão de crédito durante o dia, semana, mês, etc.

• Emissão de Nota Fiscal – o programa também permite a emissão de notas fiscais eletrônicas, logo após a confirmação do pagamento. Atualmente, toda empresa que realiza uma venda no cartão de crédito, e está ligada ao sistema de NF-e, é monitorada pela Receita. Então, não podem haver divergências no lançamento dos valores. 

Portanto, utilizando o RZ Business, seu olhar para o negócio se torna mais completo. E você ainda terá uma maneira eficaz para realizar a conciliação de cartões. 

Não perca mais seu tempo e dinheiro com conciliações de cartão manuais! Entre em contato para solicitar uma demonstração gratuita!